תיאום פגישות, אדמיניסטרציה ועבודה מול ספקים: שירותי משרד אונליין יחסכו לכם זמן יקר

לבעלי עסק לרוב אין הרבה זמן פנוי. זהו המצב האופייני כמובן כמעט בכל עסק שהוא, בוודאי עבור מנהלים. מחד, רוצים וחיוני להשקיע את הזמן בקידום פעילויות ליבה, התעמקות באפשרויות חדשות וחשובות, תכנון תוכניות להמשך, קבלת החלטות אסטרטגיות וכדומה. מאידך, פשוט אין די זמן פנוי והצורך לטפל במנהלות שוטפות גוזר  לכם בהדרגה את משאב הזמן החיוני. מה עושים? תשמחו לשמוע, שיש לכך פתרון קלאסי, עם טוויסט מודרני! שירותי משרד אונליין. למה הכוונה? וכיצד הם יעזרו לכם?

השירותים החיצוניים, התקשורת היעילה ואתם

אז מה יש לנו פה בעצם? ראשית – מיקור חוץ. שנית – תשתיות תקשורת מודרניות, אשר עומדות לרשותכם באינטראקציה עם שירות כזה. כך שהוא יעבוד בקלות וביעילות. בין אם זה ווטסאפ, אימייל או פשוט טלפון, שזמין היישר מהסמארטפון, איתכם בכל מקום ובכל זמן. פשטות – זה הוא בדיוק לב העניין! תוכלו ללמוד עוד על כך, בגלישה לאתר משרד אונליין. באמצעות אתר זה, תכירו את כל השירותים שמציע משרד ONLINE ותבינו טוב יותר במה מדובר. בעלי עסקים אשר מעוניינים לשפר ולייעל את ניהול העסק, יימצאו בכך אפיק התייעלות מצוין. בינתיים, בתמצית, זהו סיכום של עיקרי המידע, ממנו תוכלו להתחיל:

איך זה נראה מקרוב?

מזכירה אישית וירטואלית הוא שירות חיצוני מקצועי, אשר משתלב באופן שוטף ויעיל בפעילות המשרד הרגילה. זאת, למרות שמדובר בשירות שמסופק מרחוק. כך תקבלו מזכירה אנושית (או כמה מזכירות), אשר יטפלו בכל משימות המזכירות הרגילות. בין אם זה תיאום פגישות ולוחות זמנים או מענה לטלפונים ולקיחת הודעות. יש שמכנים זאת גם עוזרת אישית במיקור חוץ. בכל מקרה, הרעיון הבסיסי פשוט וחכם: הוצאת פעילות זו לגורם חיצוני, בכדי לקבל את היתרונות הרבים שגלומים בכך. אלה כוללים בין השאר

• חסכון בציוד משרדי – ביטול חלקי לפחות, של הצורך בציוד עמדות מזכירות. עמדות אלה אינן השקעה חד פעמית, אלא השקעה מתמשכת. למשל, על המחשב שבו המזכירה תשתמש, שידרוש תחזוקה, תיקונים ושדרוגים.
• חסכון בהוצאות על עובדים – העסקת עובדים שכירים, יקרה יותר מצריכת שירות חיצוני מסוג זה. החיסכון הוא גם מבחינת זמן עבודה אפקטיבי של העובדים. עובד שכיר עשוי לקבל תשלום לפי משרה מלאה או חלקית, אך להיות בזמנים מסוימים ללא עבודה רבה לביצוע או ללא עבודה בכלל. בשירותי משרד אונליין, משלמים רק על היקף העבודה שבו מעוניינים בפועל.
• ייעול בפעילות – אם שוכרים שירות כזה ממקור איכותי (וזה חשוב ומומלץ), נהנים מהתייעלות בלפחות שני אופנים. מחד, שירותי המזכירות יהיו מקצועיים וגם משתלמים במיוחד. מאידך, תקבלו צמצום בפעילות העסק הפנימית השוטפת, צמצום הסרבול שסביבה ויכולת להתמקד יותר במה שחשוב לכם במיוחד.

כיצד תחסכו זמן יקר?

בתור “צומת" פעילות מרכזית בעסק, מזכירות בינונית עלולה להאט את הפעילות ולפגוע ברמתה ולהפך – מזכירות איכותית עשויה לייעל את הדברים ולזרז אותם, באופן מהותי וניכר. ניתן להסתייע במזכירות גם לביצוע משימות שוטפות שונות, שמעבר להגדרת התפקיד הרגילה. בכך, תוכלו לחסוך בזמן יקר של עובדים ומנהלים פנימיים בעסק. לדוגמה: סיוע בטיפול בלידים ובביצוע פולואפ עבורם. יש בכך  מידה רבה של גמישות והדבר מקל מבחינת ניהול זמן.

לסיכום

כדאי לחשוב בכיוון של הוצאת עבודה "החוצה", בין אם זה באמצעות במיקור חוץ או שירותי ענן. ומה יותר מתאים כנקודת התחלה לכך, אם לא פעילויות מרכזיות וחשובות כל כך, כמו הפעילויות בהן מטפלים שירותי משרד אונליין? מאחר שמדובר בשירות אשר שוכרים ובקלות, תוכלו לנסות זאת באופן חלקי וזמני ובהיקף שעות מצומצם.